Legalizzazzjoni ta' Dokumenti

Legalizzazzjoni ta' Dokumenti

It-Taqsima tal-Legalizzazzjoni fi ħdan l-Uffiċċju għas-Servizzi Konsulari għandha l-għan li tipprovdi servizz effiċjenti u affidabbli lill-klijenti kollha li jeħtieġu legalizzazzjoni ta’ dokumenti uffiċjali.


Tipi ta’ Dokumenti

It-Taqsima tal-Legalizzazzjonijiet tillegalizza:
  • Dokumenti oriġinali maħruġa minn entitajiet Pubbliċi f’Malta bħal mhuma r-Reġistru Pubbliku, l-Awtorità tas-Servizzi Finanzjarji ta’ Malta (MFSA), il-Pulizija ta’ Malta u l-Università ta’ Malta fost oħrajn;
  • Kopji oriġinali ta’ dokumenti li ġew notarizzati; bħala kopji orġinali ta’ dokumenti maħruġa minn Nutara Pubbliċi, Avukati u Accountants Pubbliċi Ċċertifikati u Awdituri, li huma rreġistrati mal-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej u l-Kummerċ (MFET);
  • Dokumenti tradotti, biss minn traduttur li għandu l-firma rreġistrata mal-Ministeru.

Filwaqt li skont l-Artikolu 1(b) tal-Konvenzjoni ta’ The Hague fuq it-tneħħija tar-Rekwiżit għal Legalizzazzjoni ta’ Dokumenti Pubbliċi Barranin (1961), il-legalizzazzjoni ma tapplikax kemm għal dokumenti kummerċjali kif ukoll għal dawk tan-negozju, dawn tal-aħħar jistgħu jiġu legalizzati/apostillati biss kemm-il darba il-pajjiż fejn ikunu se jintużaw jeżiġi li titħaddem din il-proċedura. Għaldaqstant f’każijiet bħak dawn, il-proċess li għandu jiġi segwit huwa dan li ġej:

  • Dokumenti kummerċjali jiġu legalizzati/apostillati jekk id-dokumenti oriġinali jkunu ffirmati u stampati minn uffiċjal tal-MFSA rreġistrat mal-MFET;

  • Dokumenti tan-negozju jiġu legalizzati/apostillati biss jekk id-dokumenti huma notarizzati minn prattikant legali, Accountant Pubbliku Ċċertifikat jew awditur rreġistrat mal-MFET.


Il-Proċeduri tal-Legalizzazzjoni

Il-Legalizzazzjoni/Apostillar tadokumenti jista’ jseħħ jew permess tas-servizz walk-in waqt il-ħinijiet tal-ftuħ tal-uffiċċju; jew billi d-dokumenti jiġu depożitati fkaxxa apposta li tinsab fl-entratura tal-binja tal-Ministeru fi 18, Triq Żakkarija, il-Belt Valletta. Meta jintużaw dawn is-servizzi, il-proċeduri t’hawn isfel għandhom jiġu osservati.

Is-Servizz tal-Walk-in

Meta persuna żżur l-uffiċċju huwa mandatorju li jintuża s-sanizzatur tal-idejn u jintlibsu l-maskri tal-wiċċ. Il-klijenti jiallew jidħlu fil-binja wara li tkun iċċekkjata it-temperatura tagħhom.

Huwa rrakkomandat li għal mistoqsijiet, il-klijenti jevitaw li jżuru l-uffiċċju, u minflok iċemplu jew jibgħatu imejl biex jikkjarifikaw il-mistoqsija tagħhom. Għal dettalji ta’ kuntatt, wieħed jista jagħfas hawn.

Is-Servizz tad-Drop-box

Klijenti b’aktar minn għaxar (10) dokumenti għal-legalizzazzjoni jridu jħallu d-dokumenti tagħhom fil-kaxxa.

Addizzjonalment, dawk il-klijenti li jixtiequ jħallu d-dokumenti l-uffiċċju u jiġbruhom iktar tard, jistgħu jiddepożitaw id-dokumenti tagħhom f’din il-kaxxa.

Id-dokumenti kollha ddepożitati fil-kaxxa jkunu lesti biex jinġabru fi żmien tlett (3) ijiem mid-data li t-Taqsima tkun irċeviethom.

Meta wieħed jiddepożita d-dokumenti, huwa mportanti li tittieħed nota ta’ dan li ġej:
  • id-dokumenti għandhom jitqiegħdu f’envelop issiġillat immarkat “Legalisation”, b’kull wieħed immarkat bil-pajjiż fejn ikun ser jintuża;
  • il-ħlas għandu jsir b'ċekk pagabbli lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej u l-Kummerċ (€20 għal dokumenti kummerċjali u €12 għal dokumenti personali) u mqiegħed fl-istess envelop;
  • in-numru tal-mowbajl għandu jiġi nkluż sabiex l-uffiċjali jkunu jistu iċemplu lil klijent meta d-dokumenti jkunu lesti biex jinġabru.

Informazzjoni dwar il-promozzjoni tal-moviment liberu taċ-ċittadini permezz tas-simplifikazzjoni tar-rekwiżiti għall-preżentazzjoni ta' ċerti dokumenti pubbliċi fl-Unjoni Ewropea (UE)

Skont ir-Regolament tal-UE li jippromovi movement liberu taċ-ċittadini, mis-16 ta’ Frar 2019 ċerti dokumenti pubbliċi u l-kopji veri tagħhom ġew eżentati mil-legalizzazzjoni u l-formalitajiet tal-apostillar fi ħdan l-UE. Għal xi wħud minn dawn id-dokumenti (ara aktar ‘l isfel dawk li huma b’tipa grassa), wieħed jista jitlob ukoll formola multilingwi standardizzata sabiex jiġi evitat ir-rekwiżit tat-traduzzjoni u għaldaqstant f’kull każ, traduzzjoni ċċertifikata magħmula fi kwalunkwè Stat Membru tal-UE għandha tiġi aċċettata.

L-eżenzjoni mill-legalizzazzjoni u l-formalità taapostillar tapplika biss għal dokumenti u l-kopji veri tagħhom maħruġa mill-awtoritajiet pubbliċi tal-Istat Membru u ppreżentati lill-awtoritajiet pubbliċi ta’ Stat Membru ieħor. Dawn huma:
  • Dokumenti maħruġa mill-Qorti jew minn uffiċċjal mill-Qorti;
  • Dokumenti amministrattivi;
  • Atti nutarili;
  • Ċertifikati uffiċjali fdokumenti privati;
  • Dokumenti diplomatiċi jew konsulari.

Barra minnhekk, l-eżenzjoni msemmija aktar ‘il fuq, tapplika biss għal dokumenti relatati ma’ xi waħda mill-sitwazzjonijiet li ġejjin:
  • twelid;
  • mewt;
  • li persuna hija ħajja;
  • isem;
  • żwieġ, kapaċità ta żwieġ jew stat ċivili;
  • divorzju, separazzjoni legali jew annullament ta’ żwieġ;
  • sħubija rreġistrata, kapaċità li tidħol fi sħubija rreġistrata u status ta’ sħubija rreġistrata;
  • xoljiment tasħubija rreġistrata, separazzjoni legali jew annullament ta’ sħubija rreġistrata;
  • adozzjoni;
  • domiċilju u/jew residenza;
  • nazzjonalità;
  • nuqqas ta’ rekordju kriminali;
  • ħruġ ta’ kandidati jew votazzjoni fl-elezzjonijiet tal-Parlament Ewropew jew f’elezzjonijiet muniċipali fi Stati Membri oħra.

Kif diġa’ ġie indikat aktar ‘il fuq, id-dokumenti t’hawn fuq li li jidhru b’tipa grassa huma wkoll disponnibli f’formola multilingwi standardizzata. Huwa mportanti li wieħed jinnota li mhux l-Istati Membri kollha joħorġu formoli ta’ dan it-tip. Il-formoli multilingwi jistgħu jintużaw biss fi Stati Membri oħra, u għandhom jiġu ppreżentati flimkien mad-dokumenti pubbliċi li huma relatati magħhom.

Fejn Stat Membru jippermetti l-preżentazzjoni ta’ kopja ċċertifikata ta’ dokument pubbliku minflok l-oriġinali, l-awtoritajiet ta’ dak l-iStat Membru jridu jaċċettaw kopja ċċertifikata magħmula mill-iStat Membru fejn ikun inħareġ id-dokument pubbliku.

Iktar informazzjoni fuq ir-regolamenti u l-formola multilingwali standardizzata tista’ tinkiseb mir-Reġistru Pubbliku li jaqgħa taħt il-mandat tal-Aġenzija Identity Malta (IMA).


Legalizzazzjoni tal-firem fuq dokumenti pubbliċi

Dokumenti uffiċċjali pubbliċi li jeħtieġu legalizzazzjoni għandhom dejjem ikollhom firma oriġinali ta’ persuna ibbażata f’Malta u rreġistrata mal-MFET. Id-dokumenti jiġu legalizzati ġaladarba din il-firma tkun ġiet imqabbla mill-uffiċjal tat-Taqsima mal-firma oriġinali disponibbli fid-database tal-Ministeru. Kif tiġi aċċertata l-awtentiċità tal-firma, id-dokument ikun jista jiġi legalizzat permezz tat-twaħħil ta’ ċertifikat apostillat jew ċertifikat legalizzat.

Dokumenti ddestinati għall-pajjiżi li ma ffirmawx il-Konvenzjoni ta’ The Hague fuq ir-rikonoxximent taċ-ċertifikati jkunu jeħtieġu ċertifikat tal-legalizzazzjoni mill-Ministeru.

Sussegwentement, dan ikollu jiġi kontro-legalizzat minn rappreżentant tal-pajjiż fejn id-dokument huwa mistenni li jiġi preżentat. Għandu jiġi nnutat li kontro-legalizzazzjonijiet isiru fl-ambaxxati u konsulati barranin varji f’Malta. Fl-assenza ta’ rappreżentenza diplomatika f’Malta, id-dokumenti jkollhom jintbagħtu mill-klijent lill-Ambaxxata akkreditata għal Malta f’xi pajjiż ieħor.

Klijenti li jgħixu barra minn Malta li għadhom bżonn jagħmlu legalizzazzjoni/apostillar fuq dokumenti Maltin għandhom jagħmlu kuntatt mat-Taqsima tal-Legalizzazzjoni.

Klijenti li jixtiequ jiċċekkjaw jekk il-firma ta’ professjonisti jew traduttur hijiex irreġistrata mal-Ministeru għal fini ta’ legalizzazzjoni/apostillar, jistgħu jikklikkjaw hawn u jdaħħlu l-isem u l-kunjom tal-persuna professjonali jew traduttur.

Skond ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (UE) 2016/679 (GDPR) u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kap. 586), dettalji tal-firmatarji rreġistrati mal-Ministeru ma jistgħux jiġu żvelati lill-pubbliku, peress li l-għan tar-reġistrazzjoni hi biss biex jiġu mqabbla l-firem qabel tkun tista’ ssir il-legalizzazzjoni tad-dokumenti, għalhekk, din il-funzjoni tat-tfittxija tikkonferma biss jekk il-firma hijiex irreġistrata mal-Ministeru. F'konformità mal-Artikolu 25 tal-GDPR, il-Ministeru implimenta miżuri xierqa biex jassigura li d-database tal-firem hi aċċessibbli biss bl-intervent tal-firmatarju.


Ir-Reġistrazzjoni tal-firma mal-MFET

Professjonisti jew persuni oħra maħtura li jixtiequ jirreġistraw il-firma tagħhom mal-Ministeru, għandhom jimlew Specimen Signature Form li tista’ titniżżel billi wieħed jikklikkja hawn.

Li ġej hija d-dokumentazzjoni li trid tiġi ppreżentata mal-formola tal-applikazzjoni skont il-każ:

  • Avukati u NutariCovering letter, kopja tal-warrant u kopja tal-karta tal-identità. F’każi fejn l-avukat/nutar ikun ser jiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, l-formola tal-applikazzjoni trid tinkludi l-covering letter bil-letterhead tal-kumpanija u ffirmata mill-Kap tal-kumpanija.
  • Accountants Pubbliċi Ċċertifikati u Awdituri Covering letter, kopja tal-warrant u kopja tal-karta tal-identità. Jekk il-persuna se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, l-formola tal-applikazzjoni trid tinkludi l-covering letter bil-letterhead tal-kumpanija u ffirmata mill-Kap tal-kumpanija.
  • Kapijiet tal-IskejjelCovering letter u kopja tal-karta tal-identità.
  • Kapijiet ta’ Skejjel Internazzjonali Covering letter, kopja tal-karta tal-identità u ċertifikat maħruġ mill-Ministeru tal-Edukazzjoni.
  • Konsli/DiplomatiċiNote Verbale oriġinali u kopja tal-karta diplomatika.
  • Uffiċċjali tal-GvernCovering letter minn superjur dirett u kopja tal-karta tal-identità.
  • Tradutturi Covering letter, degree relatat mal-lingwistika/traduzzjoni (Grad 6 jew ogħla) u kopja tal-karta tal-identità (l-applikanti jrid ikollhom karta tal-identita jew permess ta’ residenza Maltija). Jekk it-traduttur interessat ikollu kwalifika akkademika barranija, għandu jissottometti r-rikonoxximet u l- komparabilita tal-kwalifiki akkademiċi għall-kwalifiki Maltin maħruġa mill-MQRIC (https://ncfhe.gov.mt/en/services/Pages/All%20Services/mqric.aspx​). Jekk il-persuna se tiffirma dokumenti f’isem il-kumpanija, l-formola tal-applikazzjoni trid tinkludi l-covering letter bil-letterhead tal-kumpanija u ffirmata mill-Kap tal-kumpanija.

Huwa imperattiv li wieħed jinnota li l-Ministeru jirriserva d-dritt li jirrifjuta kwalunkwè applikazzjoni għar-reġistrazzjoni tal-firem jekk l-applikant ma jilħaqx ir-rekwiżiti ta’ eliġibilità msemmija hawn fuq.

Kull firma tibqa’ valida għal perjodu ta’ tlett (3) snin mid-data tar-reġistrazzjoni. Xahar qabel il-perjodu tal-iskadenza, kull firmatarju jiġi nnotifikat permezz ta’ imejl biex iġedded l-applikazzjoni. F’każ li ma jerġax japplika sabiex iġedded il-firma rreġistrata li jkollu qabel, din titneħħa mid-database tal-Ministeru. Firem li jonqsu milli jiġu mġeddin ma jibqgħux rikonoxxuti għal skopijiet tal-Legalizzazzjoni/Apostillar.

Hija wkoll ir-responsabilità tal-firmatarju li jinforma lit-Taqsima tal-Legalizzazzjoni dwar kwalunkwè tibdil fid-dettalji li jkunu ġew sottomessi fil-formola tal-iSpecimen Signature waqt li din tkun għadha valida. Fil fatt, jekk il-firmatarju jonqos milli jinforma lit-Taqsima b’xi tibdil fl-informazzjoni bħal bidla fil-kunjom, fid-denominazzjoni, fl-organizzazzjoni jew tibdil fil-firma u timbri, il-proċess tal-apostillar/legalizzazzjoni fuq id-dokument approvat mill-firmatarju ma jkunx jista’ jseħħ.


Tariffi u metodi taħlas

Miżata ta' €20.00 għandha titħallas għal kull dokument. Madankollu, f’każijiet ta’ dokumenti personali bħal ċertifikati maħruġa mir-Reġistru Pubbliku jew l-Universita’, il-miżata hi dik ta’ €12.00 għal kull dokument. Il-pagament jista’ jsir permezz ta’ ċekk pagabbli lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej u l-Kummerċ jew permezz ta’ karta ta’ kreditu jew debitu.

Avviż importanti:
Mill-1 ta’Jannar 2022, skont Direttiva maħruġa mill-Bank Ċentrali ta’ Malta, ma jistgħux jinħarġu ċekkijiet għal ammonti ta’ €20 jew inqas. F’dawn il-każijiet, il-ħlas għandu jsir b’karta ta’ debitu/kreditu jew b’ordni postali.


Dokumenti ta’ Adozzjoni

Dawn id-dokumenti jiġu llegalizzati mingħajr ħlas mal-preżentazzjoni tacovering letter maħruġa mill-Aġenzija reġistrata għall-Adozzjoni.


Għinna nipprovdulek servizz aħjar

Dan ikun possibbli kemm-il darba inti bħala klijent:
  • tiċċekkja minn qabel f’liema pajjiż se tuża id-dokument/i;
  • tipprovdina bi traduzzjoni magħmula f’Malta meta d-dokumenti jridu jiġu tradotti; u
  • jekk id-dokumenti huma kopji, kun żgur li huma notarizzati, (ħlief ghall-dokumenti tal-Malta Buisness Registry li dawn għandhom jiġu ppreżentati oriġinali b’firma mill-uffiċjali tal-MBR biex ikunu eliġibbli għall-apostillar).
Indirizz
18,
Triq Zakkarija
Il-Belt Valletta, VLT 1133
Malta

Telefown
+356 21 242 191​

Imejl