Direttur,
Servizzi Korporattivi
Mr Tonio Briguglio
Direttorat tas-Servizzi Korporattivi
Id-Direttorat tas-Servizzi Korporattivi huwa responsabbli
mill-amministrazzjoni, Riżorsi Umani, Finanzi u joffri funzjoni ta’ support ġenerali
lill-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej.
Assistant Direttur, Finanzi u Accounts
Sur Daniel
Bugeja
Finanzi u Accounts
Is-Sezzjoni tal-Finanzi u Accounts hija maqsuma kif
ġej:
- Is-Sezzjoni tal-Accounts tal-Head
Office li timmaniġġja l-baġit tal-Head Office.
- Is-Sezzjoni tal-Missions Accounts hija
responsabbli mill-awditjar tal-accounts tal-Ambaxxati.
- Is-Sezzjoni tax-Xiri hija
responsabbli għat-tfassil u l-implementazzjoni ta’ proċessi ta’ xiri li jwasslu
għall-ħolqien ta’ kuntratt għal xiri ta’ affarijiet, servizzi jew xogħolijiet
hekk kif iddettat mill-Liġijiet Nazzjonali tax-Xiri kif ukoll hekk kif iddettat
minn ċirkolarijiet oħra. Dawn tal-aħħar jistgħu ikunu struzzjonijiet
mid-Dipartiment tal-Kuntratti jew Dipartimenti oħra responsabbli mill-Green
Public Procurement. Il-proċess ta’ xiri jibda’ permezz ta’ talba
bil-miktub għal xiri liema document jinkludi dettalji ta’ min qed jitlob dan
ix-xiri, karatteristiċi tal-oġġett jew servizz jew xogħol, kif ukoll stima ta’
kemm se jiġi jiswa dan il-proġett. It-taqsima tax-xiri tassigura li
hemm il-fondi neċessarji għal dan il-proġett. Ladarba jispiċċa dan
il-proċess, jibda proċess ieħor ta’ xiri skont kif inhu meħtieġ abbażi
tal-istima. Dan il-proċess jinkludi ġbir ta’ stimi jew publikazzjoni
ta’ offerti minn tender skont il-ħtieġa.
- Is-Sezzjoni tal-Ivvjaġġjar tieħu ħsieb
il-bzonnijiet kollha fejn jidħol ivvjaġġjar tal-Ministeru.
Assistant Direttur, Riżorsi Umani
Sur Shaun Bonello
Sezzjoni tar-Riżorsi Umani
Is-Sezzjoni tar-Riżorsi Umani tmexxi l-funzjoni
tar-riżorsi umani tal-Ministeru. Din is-sezzjoni tieħu ħsieb toħroġ
ittri tal-ħatra, tieħu ħsieb il-Performance Management Programme tal-uffiċjali
u żżomm lista aġġornata tal-impjegati. L-uffiċjali f’din is-sezzjoni
huma mibgħuta korsijiet regolarment sabiex dawn iżommu ruħhom aġġornati
mal-aħħar żviluppi fil-qasam.
Is-sezzjoni tar-Riżorsi Umani hija s-sezzjoni
ċentrali fuq dak li għandu x’jaqsam ma riżorsi umani, kemm f’Malta kif ukoll
għal dawk l-uffiċjali li jinsabu jaħdmu ġewwa l-ambaxxati ta’ Malta, u dan
jinkludi il-proċess li ġej:-
- Tħejjija
tal-abbozz ta’ sejħiet għall-applikazzjonijiet li ġew approvati fil-capacity
building sabiex jimtlew postijiet/pożizzjonijiet vakanti fil-Ministeru
u tittieħed l-azzjoni meħtieġa sakemm il-proċess jiġi ffinaliżżat meta jinħarġu
l-appointments/kuntratti.
- Iż-żamma
ta’ records dwar il-promozzjonijiet, progressions,
estensjonijiet ta’ kuntratti u żidiet fis-salarju (increments)
tal-uffiċjali kollha fil-Ministeru skont il-proċeduri kollha fil-Public
Service Management Code (PSMC).
- L-ipproċessar
tas-salarji inklużi l-aġġustamenti li jkunu meħtieġa.
- Iż-żamma
ta’ records dwar Vacation Leave/Home Leave u Sick
Leave tal-uffiċjali kollha tal-Ministeru.
- Iż-zamma
ta’ records tal-uffiċjali kollha li jibbenefikaw minn miżuri
favur il-familja sabiex jiġi aċċertat illi l-proċedura korretta qegħda tiġi
mplementata speċjalment fejn jidħlu estensjonijiet jew twaqqif
tal-benefiċċji.
- Moniteraġġ
ta’ moviment ta’ ħaddiema u ż-żamma ta’ database b’informazzjoni personali
tal-uffiċjali kollha fil-Ministeru. Din tiġi aġġornata regolarment
kull xahar.
- Moniteraġġ
ta’ kull reklutaġġ u estensjoni ta’ kuntratti tal-Locally Engaged Personnel.
- Servizz
t’assistenza lill uffiċjali li jiġu posted barra minn Malta,
f’dawk li huma arranġamenti loġistiċi skont il-Conditions of Service u follow-up neċessarji.
- L-Amministrazzjoni
ta’ xogħol li għandu x’jaqsam ma’ miżuri ta’ dixxiplina skont l-istruzzjonijiet
li jiġu mingħand il-kap tad-dipartiment u tittieħed azzjoni dixxiplinarja
immedjata skont il-PSMC.
- It-tqassim
ta’ ċirkolarijiet maħruġa mill-PAHRO, Dipartimenti/ EEAS / SNE lill-uffiċjali
li jaħdmu fil-Ministeru għall-Affarijiet Barranin u Ewropej, kemm Malta, kif
ukoll barra minn Malta u uffiċjali fuq unpaid leave.
- Il-koordinazzjoni
tar-Registries.
- Sorveljanza
tas-servizz ta’ support għall-istaff kollu inkluż il-minor
staff.
Missions Abroad Training Unit (MATU)
Din is-Sezzjoni responsabbli li tikkordina l-bzonnijiet
tal-Ambaxxati Maltin mall-Ministeru.
Is-Sezzjoni hi responsabbli wkoll:
- Tipprovdi taħriġ lill-uffiċjali qabel ma’ jiġu
assenjati mall-Ambaxxati Maltin;
- Tikkordina l-preparazzjoni tal-posting
tal-uffiċjali;
- Trasferimenti tal-uffiċjali bejn l-Ambaxxati
Maltin;
- Tikkordina proġetti tal-Ambaxxati mall-Ministeru;
- Tevalwa t-twettiq tax-xogħol tal-Ambaxxati Maltin;
- Tgħin fil-bzonnijiet kollha tal-Ambaxxati Maltin.
Registry
Is-sezzjoni tar-Registry hija
l-gwardjana tal-files tal-Ministeru. Din hija wkoll maqsuma
fi tnejn - Confidential Registry u Open Registry. Il-Confidential
Registry tieħu ħsieb files li mhumiex għal
ċirkolazzjoni wiesgħa. Dawn jinkludu files sigrieti. Din
ir-registry iżżomm ukoll ftehim/kuntratti iffirmati minn Malta
matul is-snin. L-uffiċjali li jaħdmu f’din is-sezzjoni jimmaniġġjaw
ukoll korrispondenza sigrieta. L-Open Registry tieħu
ħsieb files ġenerali liema files jistgħu jiġu iċċirkolati
mal-uffiċjali kollha tal-Ministeru. Dawn ir-Registries jinsabu
f’żewġ postijiet, ġewwa Palazzo Parisio u d-Direttorat tas-Servizzi
Korporattivi. Ir-Registry ġewwa Palazzo Parisio hija
maqsuma wkoll f’sezzjonijiet li jaqdu lill-Protocol, Relazzjonijiet
Bilaterali u Affarijiet Multilaterali.